Le moins que l’on puisse dire, c’est que l’archivage n’aura jamais été autant au cœur des préoccupations des entreprises. Entre celles qui sont conscientes, depuis la création, de leur importance et celles qui sont mises au pied du mur avec l’avènement de la transition numérique, les entreprises d’archivage sont de plus en plus sollicitées. Que font-elles et comment choisir la vôtre ?
Société d’archivage : quel est leur rôle dans l’entreprise ?
Les représentations que l’on peut en avoir sont le plus souvent erronées car les sociétés d’archivage proposent de nombreuses prestations qui peuvent aider les entreprises. Si cela était déjà vrai quand cela ne concernait que la matière papier, cela l’est d’autant plus depuis que l’on envisage le tout numérique en entreprise.
Que ce soit pour les archives papier ou pour effectuer la transition numérique, elles ont donc des solutions pour que l’entreprise soit plus efficace, pour rapide, dans son fonctionnement habituel.
Ces deux types d’archives doivent être conservés pendant une certaine période, pour qu’une structure puisse les présenter en cas de demande. Les raisons peuvent être variées et les demandeurs tout autant (fisc, banque, fournisseur, partenaire, client…). Mais il importe alors d’arriver à le retrouver dans une somme de papiers ; qui souvent ; reposent sans ordre précis sur des étagères.
Une société d’archivage peut y apporter bon ordre mais pas seulement. C’est notamment la diversification des prestations proposées qui fait d’une entreprise d’archivage une structure qualitative sur laquelle on peut s’appuyer.
Quels sont les critères pour choisir une bonne société d’archivage ?
L’expérience et la satisfaction des clients sont bien entendu des éléments essentiels pour choisir la bonne entreprise d’archivage.
Mais cela n’est pas suffisant pour répondre aux attentes de chefs d’entreprise exigeants. En fonction des besoins, un tiers archiveur peut déjà voir si le lieu de stockage (salle des archives) répond aux critères pour conserver durablement une matière aussi fragile que du papier.
Si ce n’est pas le cas, elle peut proposer une alternative intéressante avec le transfert d’archives. Cette solution permet de transporter l’intégralité de ses documents d’entreprise, pour un stockage sécurisé dans une salle dédiée. Cela ne concerne pas seulement les salles d’archives en mauvais état. Cette prestation peut être demandée aussi pour gagner de la place.
Les archives sont endommagées par la poussière ou les nuisibles ? Le dépoussiérage est une étape essentielle pour que les entreprises puissent montrer des documents lisibles.
Le récolement consiste en le tri et l’inventaire des documents restants, avant leur classement. Les entreprises d’archivage peuvent conseiller sur les contenants à utiliser pour que les papiers soient préservés de façon durable.
Elles peuvent ensuite numériser ces documents et établir, en collaboration avec les entrepreneurs, une e-gestion facile à prendre en main par l’ensemble des personnes concernées. Cette administration permet ainsi de gérer tant les documents papiers que leur version numérique.
Enfin, quand l’entreprise se développe et doit songer à changer de local, un tiers archiveur peut transporter les archives papier de l’ancienne à la nouvelle adresse, là encore de façon sécurisée.